APLIKASI TEKHNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI DALAM PELAYANAN PUBLIK

Oleh: Budi Setiyono, MPolAdmin, PhD

PENTINGNYA TEHNOLOGI  INFORMASI & KOMUNIKASI

Pada saat ini, manusia telah hidup pada era informasi dan tehnologi tinggi yang serba digital dan canggih. Manusia telah mampu menciptakan alat produksi dan komunikasi yang efisien dan menjamin kecermatan dan kecepatan hasil secara sempurna. Bila pada masa lalu, diperlukan waktu berbulan-bulan untuk sekadar mengerjakan setumpuk dokumen, maka di era digital sekarang, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan itu barangkali tidak sampai pada hitungan jam. Bila pada masa lalu manusia yang bekerja pada sebuah kantor harus setiap saat datang ke kantornya untuk bekerja, pada saat sekarang manusia dapat bekerja di rumah untuk kemudian mengirimkan hasilnya ke kantor secara online melalui media tehnologi komunikasi. Alat cetak, komputer, televisi, telpon seluler, pesawat terbang, dan berbagai benda bertehnologi tinggi lainnya telah membuat hidup manusia menjadi lebih mudah dan efisien.

Gaya dan pola hidup manusiapun menjadi berubah dari era-era sebelumnya. Pola hubungan sosial antar manusia juga mengalami perubahan. Apabila dahulu manusia yang tinggal berlainan daerah harus saling bertemu fisik untuk hanya sekedar berkomunikasi, pada saat sekarang cukup melalui berbagai sarana media telekomunikasi seperti telepone, fax, dan internet. Apabila dahulu manusia harus mengumpulkan massa di lapangan terbuka untuk melakukan kampanye politik, maka pada saat sekarang kampanye cukup dilakukan melalui media televisi, koran, atau majalah yang haslnya jauh lebih efektif dan menjangkau lebih banyak orang. Dalam hal ini, Tapscott (1996, dikutip dalam Everard, 2000, h. 3) mengemukakan bahwa:

“Today we are witnessing the early, turbulent days of revolution as significant as any other in human history. A new medium of human communications is emerging, one that may prove to surpass all previous revolutions- the printing press, the telephone, the television, the computer- in its impact in our economic and social life… Such a shift in economic and social relationships has occurred only handful of times before in this planet…”

Sejalan dengan hal diatas, pola hubungan antara warga negara dengan pemerintah juga mau tidak mau mengalami perubahan. Terlebih lagi seiring dengan perkembangan sosiologis masyarakat akibat revolusi tehnologi, berbagai fenomena sosial lainnya juga berlangung. Bergulirnya demokratisasi, meningkatnya tingkat pendidikan masyarakat, meningkatnya interaksi sosial, terbukanya arus informasi, dan demistifikasi birokrasi, telah memaksa manusia untuk meninjau ulang konsepsi tentang bagaimana pola hubungan yang ideal antara pemerintah dengan warga negara.

Setelah terjadi gelombang ketiga proses demokratisasi di berbagai belahan dunia, tuntutan warga negara terhadap pemerintah pada saat ini tidak hanya berkisar pada adanya aspek keterwakilan dalam pemerintahan (representativeness), akuntabilitas (accountability), dan transparansi (transparency), melainkan sudah pada tahapan keinginan rakyat untuk melaksanakan sendiri pelayanan pemerintah (self governing, government by the people)atau juga dikenal sebagai “do-it- yourself government” (Long, 2002, h. 6). Bila menurut konsepsi klasik sistem pemerintahan yang baik adalah pemerintahan yang memungkinkan keterlibatan warga negara untuk berperan serta dalam proses-proses pembuatan dan pelaksanaan kebijakan, juga memberikan akses bagi warga negara untuk mengetahui proses-proses penyelenggaraan pemerintahan, serta ikut mengontrol dan mengontak pejabat pemerintah apabila diperlukan, maka konsepsi pemerintahan baru menekankan bahwa sistem pemerintahan yang baik adalah pemerintahan yang memungkinkan warga negara untuk melakukan sendiri atau mengerjakan sendiri bidang-bidang pelayanan yang dapat dikerjakan langsung oleh publik.

Konsepsi ini, yang secara luas dikenal sebagai “citizen empowerment”, diharapkan akan mampu meningkatkan akuntabilitas pejabat publik, serta meningkatkan kepercayaan rakyat terhadap pemerintah, dan memperkuat civil society (Vigoda, 2000).  Pemerintahan AS pada masa Clinton dan Inggris pada masa Blair, misalnya, mampu meningkatkan rasa percaya masyarakat pada pemerintah, karena mereka menerapkan konsepsi citizen empowerment ini secara konsisten melalui aplikasi ICTs (information and communication technologies) atau tehnologi informasi & komunikasi (TIK) dan juga penyerahan pelaksanaan proyek dan pengelolaan unit pelayanan pada asosiasi-asosiasi sipil (Kahin, 1997).

Dalam konteks ini, aplikasi TIK seperti internet adalah alat yang dapat dipakai untuk meningkatkan akses publik terhadap proses penyelenggaraan negara, meningkatkan interaksi dengan para pejabat dan pemimpin pemerintahan, serta memungkinkan rakyat mengurus berbagai macam pelayanan pemerintah seperti mengurus perijinan, membayar pajak, mengakses perpustakaan, membuat KTP, atau mengikuti pendidikan, secara online. Oleh karena itu aplikasi TIK pada penyelenggaraan pemerintahan dan pengaruhnya pada demokrasi, pelayanan publik, dan manajemen pemerintahan telah menjadi bahan diskusi yang penting bagi mahasiswa yang belajar ilmu politik dan administrasi negara pada dua dekade terakhir ini (Garson, 2000; Pratchett, 2000). Penerapan TIK untuk mendukung kinerja organisasi publik juga telah dilaksanakan oleh hampir setiap negara sejak tahun 1990an.

Tabel 1: Daftar Aplikasi Web pada 50 Negara Teratas di Dunia, 1998

Aplikasi pada Instansi 

 

Negara Pemerintah Pusat Pemerintah Daerah Peradilan Partai Politk Kedutaan & Konsulat
Inggris 

Amerika Serikat

India

334 

332

319

623 

4,000 (est.)

144

131

7

105 

48

20

80 

228

48

Australia 153 14 7 34 41
Kanada 140 29 5 32 52
Jepang 140 1 2 14 99
Swedia 137 156 147 32
Jerman 135 1.074 69 255 51
Italia 125 111 8 127 186
Argentina 120 61 8 28 15
Perancis 118 128 13 70 255
Malaysia 116 35 20 8
Portugal 114 92 5 17 14
Thailand 106 4 43
Philipina 105 5 2 1 19
Swiaa 102 123 7 102 6
Denmark 99 65 59 45
Korsel 98 13 2 4 26
Selandia Baru 95 37 22 7
Spanyol 91 270 3 114 30
Irlandia 88 24 2 14 4
Singapura 87 3 3 10
Brazil 86 165 35 39 32
Norwegia 80 46 32 18
Belanda 76 131 2 57 59
Finlandia 75 51 4 21 44
Chili 74 8 7 18
Taiwan 71 23 1 8 78
Mexico 65 116 20 13 33
Afrika Selatan 65 28 21 35
Estonia 62 21 2 11 5
Kolumbia 60 9 1 1 15
Turki 60 21 18
Slovenia 59 2 8 5
Polandia 56 3 20 41
Belgia 55 104 2 29 18
Indonesia 55 1 19 23
Yunani 53 25 11 18
Luxemburg 47 4 11 4
Peru 45 3 2 5 15
Mauritius 43 0 3 2
Brunei 43 1
Austria 42 133 1 52 38
Israel 41 11 2 18 37
Cina 41 4 1 19
Latvia 41 2 5 4
Chechnya 40 13 2 18 9
Bulgaria 40 0 1 1 3
Iceland 35 13 2 11 4
Rusia 23 49 3 10 17

Sumber: La Porte, ddk (2002, h. 420-421)

Dengan TIK, birokrasi tradisional yang dikenal dengan persepsi buruk berkenaan dengan kinerja yang lambat, berproduktifitas rendah, dan berbelit-belit, dapat dirubah menjadi fleksibel, berproduktifitas tinggi, dan memiliki tingkat responsivitas yang dapat diandalkan. Bila pada masa dahulu kantor birokrasi terkenal dengan pensil, buku-buku catatan tebal, kumpulan orang yang berseragam, dan tumpukan surat-surat, maka kantor birokrasi masa depan akan cenderung berujud kantor yang berisi peralatan komputer yang melayani masyarakat, sementara para birokrat hanya bekerja dibelakang layar. Dalam hal ini, Zouridis (2002, h. 175) mengemukakan:

“Today, a more true-to-life vision of the term “bureaucracy” would be a room filled with softly humming servers, dotted here and there with a system manager behind a screen”.

Birokrat dalam institusi pelayananpun akan berubah dari “street level bureaucrats” yang banyak bersentuhan langsung dengan rakyat, menjadi “system level bureaucrats” yang bekerja dalam system komputer yang terintegrasi. Kontak antara aparat dengan masyarakat tidak lagi terjadi pada jalan, ruangan, atau loket pelayanan, melainkan pada kamera, modem, Website atau email.

Secara umum, aplikasi tehnologi informasi dalam institusi pemerintah memberikan berbagai macam keuntungan. Sebagaimana dikemukakan oleh Coates (2001, h. 37), berbagai macam keuntungan tersebut adalah:

  • Streamlining bureaucratic operations (mengurangi beban kerja birokrasi). Melalui tehnologi informasi, banyak beban operasi instansi birokrasi yang dapat dikurangi. Contoh sederhana dalam masalah ini: bila semula untuk mengadakan suatu rapat antar instansi birokrasi pejabat harus berkumpul pada suatu tempat, dengan tehnologi informasi rapat dapat diselenggarakan secara online dengan fasilitas local area network (LAN) ataupun Internet service provider (ISP) di kantor masing-masing.
  • Reduction in public service cost (pengurangan biaya pelayanan publik). TIK memungkinkan masyarakat mendapatkan pelayanan tanpa harus berhubungan langsung dengan petugas birokrasi. Oleh karena itu ekses negatif dari kontak langsung antara konsumen dengan aparat birokrasi (seperti pungli, tip, suap, dan semacamnya) dapat dikurangi.
  • Providing non-stop services: 24-hours a day service, 7 days a week(menyediakan pelayanan non-stop selama 24 jam sehari, dan 7 hari seminggu). Karena TIK dapat dioperasikan terus menerus, maka setiap saat masyarakat dapat mengakses pelayanan pemerintah secara online. Dengan demikian, pelayanan dapat dilakukan secara cepat tanpa harus berhadapan dengan kendala jam kerja dan hari libur.
  • Lessening the number of in-person bureaucratic contacts (mengurangi jumlah kontak langsung antara birokrat dengan pengguna jasa). Pelayanan tidak perlu dilakukan langsung oleh personel birokrasi, malainkan cukup menggunakan media seperti komputer.
  • De-territorialization of bureaucracy (penyampaian pelayanan birokrasi yang tidak dibatasi oleh kendala geografis). Aplikasi TIK memungkinkan masyarakat mengakses pelayanan birokrasi melalui Website darimanapun asalkan tersedia peralatan dan infrastrukturnya. Jadi, para pengguna jasa birokrasi yang berada jauh dari kantor pelayanan tidak harus berkunjung ke kantor itu untuk mendapatkan pelayanan tertentu. Disamping itu, aparatur pengambil keputusan dan pemasok data juga dapat bergerak bebas dari satu tempat ke tempat lain, dan tidak harus selalu berada di dalam kantor.
  • Providing bureaucratic control system (menyediakan sistem kontrol birokrasi). Dengan TIK, semua proses output dan input dalam pelayanan dapat diketahui dengan pasti sehingga kecil kemungkinan terjadinya penyimpangan.
  • Flexibility of hierarchies within bureaucracy (keleluasaan struktur hierarkhi dalam institusi birokrasi). Penggunaan TIK memungkinkan form organisasi birokrasi tidak selalu merupakan struktur yang ketat dan banyak personil, melainkan simple dan sedikit personil.
  • Effecting vertical and horizontal communication (mengefektifkan komunikasi vertical dan horizontal). Lewat TIK, komunikasi tidak selalu harus bertatap muka dan berada pada satu tempat, melainkan dapat terjadi kapan saja walaupun terpisah satu sama lain.
  • Facilitating inter-organizational cooperation (memfasilitasi kerjasama antar instansi pemerintah). Komputerisasi dan Website yang terpadu akan lebih memudahkan instansi pemerintah berkoordinsasi dan berkomunikasi.
  • Providing the capacity for virtual simulations for aiding bureaucratic policy making (menyediakan kapasitas dalam simulasi abstrak sehingga mempertajam pembuatan keputusan). Program-program komputer saat sekarang sudah banyak dibuat untuk membuat simulasi-simulasi dan kalkulasi terhadap rancangan sebuah keputusan (misalnya konsep tata kota, penataan permukiman, konsevasi lahan, pembuangan limbah, pembuatan jalan, dsb) untuk membantu para pembuat kebijakan dalam mengambil keputusan.

APLIKASI TEHNOLOGI INFORMASI

Penerapan tehnologi informasi dalam organisasi birokrasi pada intinya memiliki dua fungsi utama:

(1)     Membantu pemerintah merealisasikan transparansi dan partisipasi publik.

(2)     Membantu pemerintah dalam mewujudkan efektifitas pelayanan dengan membuat sistem yang memungkinkan publik melakukan sendiri proses-proses pelayanan pemerintahan.

Pada fungsi yang pertama, instansi birokrasi dapat membuat Website (World Wide Web atau WWW) yang berisikan berbagai macam informasi yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan, khususnya pada bidang yang berhubungan dengan tugas pokok organisasi. Website yang dibuat oleh institusi birokrasi sebaiknya diusahakan semaksimal mungkin memenuhi kriteria (a) terbuka (openness), dalam arti membuat Website sedemikian rupa sehingga masyarakat dapat mendapatkan informasi seluas-luasnya segala hal yang berkaitan dengan unit birokrasi itu, dan (b) interaktifitas(interactivity), yakni memberikan kesempatan pada rakyat untuk berpartisipasi pada program dan kegiatan yang dilaksanakan oleh unit birokrasi itu (La Porte, dkk, 2002).

Untuk kriteria terbuka, beberapa faktor yang perlu diperhatikan untuk mendukung aspek ini adalah:

Ownership (kepemilikan). Elemen ini memperlihatkan bagaimana keterlibatan dan kesungguhan sebuah institusi dalam memposisikan Website mereka. Website yang isinya dibuat sendiri langsung oleh suatu instansi, biasanya betul-betul dimaksudkan untuk menjadi bagian penting bagi institusi tersebut dalam meningkatkan kinerja organisasi. Sebaliknya, Website yang pembuatan isinya diserahkan kepada orang lain sepenuhnya, maka Website tersebut biasanya hanya berfungsi sebagai formalitas dan basa-basi organisasi belaka. Setiap organisasi birokrasi sebaiknya dapat membuat Website yang isi dan tujuan pembuatannya disusun sendiri oleh aparatur unit birokrasi itu sendiri sehingga mereka tahu persis untuk apa dan bagaimana Website itu dibuat dalam kaitannya dengan tugas dan fungsi pokok organisasi.

Contact information (kontak informasi). Aspek ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa setiap pengunjung Website akan dapat melakukan kontak langsung dengan personal yang ada dalam organisasi, artinya organisasi memberikan keleluasaan kepada siapapun yang mengakses Website untuk berkomunikasi dengan para pejabat dan aparatur birokrasi di luar pintu komunikasi lewat Website. Untuk itu, unit birokrasi dapat memberikan informasi tentang contact detail (baik berupa email, nomor telephone, maupun alamt yang bisa dihubungi) dari masing-masing personil agar masyarakat pengguna jasa dapat berkomunikasi langsung dengan mereka. Selain cara itu, apabila privasi personel lebih terjaga, dapat pula dilakukan “one stop point of contact”, dimana setiap orang dapat menghubungi pejabat atau personel tertentu melalui satu cara yang disediakan oleh halaman Website.

Organizational or operational information (informasi tentang organisasi dan bagaimana bekerjanya). Aspek ini diperlukan untuk memberikan gambaran kepada para stakeholders tentang apa dan bagaimana suatu instansi birokrasi: apa landasan formal berdirinya, apa visi dan misinya, apa tugas pokok dan fungsinya, bagaimana struktur organisasi yang ada di dalamnya, bagaimana hubungannya dengan instansi lain, apa posisi dan peranannya dalam sistem pemerintahan, dan bagaimana pelaporan serta data yang relevan berkaitan dengan organisasi tersebut. Kesemua hal tersebut akan sangat membantu masyarakat dalam mengapresiasi dan memahami sebuah institusi birokrasi, dan pada akhirnya akan membuat masyarakat mengerti tentang bagaimana sebaiknya memperlakukan atau menempatkan suatu instansi pemerintah dalam kehidupan pribadi, kelompok, dan organisasinya.

Citizen consequences (konsekwensi rakyat). Elemen ini menginformasikan kepada rakyat tentang (1) bagaimana mereka harus memenuhi peraturan atau hukum pada aspek yang berkaitan dengan tugas sebuah instansi, (2) bagaimana memanfaatkan suatu program yang ditawarkan instansi birokrasi, (3) bagaimana cara menggunakan pelayanan yang diberikan oleh pemerintah, dan atau (4) bagaimana cara mereka berpartisipasi dalam suatu program. Website dari suatu instansi hendaknya dapat membuat rakyat mengerti tentang apa yang harus dilakukan pada bidang yang berhubungan dengan unit birokrasi itu. Misalnya, apabila Dinas Kebersihan membuat suatu Website, maka perlu dicantumkan informasi tentang apa yang diharapkan dari masyarakat untuk menyukseskan program-program Dinas Kebersihan.

Freshness (kemutakhiran data dan informasi). Elemen ini mengisyaratkan perlunya instansi birokrasi melakukan updating data. Informasi yang tercantum pada Website hendaknya sedapat mungkin merupakan informasi yang ter-valid dan terkini yang dimiliki oleh birokrasi. Untuk itu, data yang ditampilkan pada Website hendaknya selalu dirubah sesuai dengan kondisi yang ada. Semakin sering suatu instansi menampilkan data terbaru, maka dapat dilihat bahwa instansi tersebut lebih memiliki perhatian dan menganggap penting Website yang dimilikinya.

Sedangkan untuk aspek interaktifitas, faktor-faktor yang perlu diperhatikan adalah:

Reachability (keterjangkauan). Yakni perlunya Website instansi pemerintah memberikan akses kepada publik untuk melakukan dialog, memberikan masukan, kritik dan saran secara terbuka mengenai berbagai hal yang berkaitan dengan tugas-tugas instansi.

Responses (tanggapan). Aspek ini menekankan pentingnya pemberian respon dari instansi pemerintah terhadap berbagai input yang diberikan oleh masyarakat. Setiap informasi dan komunikasi yang proporsional yang dilakukan oleh rakyat hendaknya dapat diberikan apresiasi dan tanggapan yang ramah dari intansi pemerintah.

Untuk fungsi yang kedua, tehnologi informasi dapat digunakan untuk membantu pemerintah dalam mewujudkan efektifitas pelayanan dengan membuat sistem yang memungkinkan publik melakukan sendiri proses-proses pelayanan pemerintahan, serta membantu efisiensi pengolahan data (data processing). Beberapa negara telah menerapkan aplikasi tehnologi informasi ini dalam berbagai aktifitas pelayanan publik secara online, diantaranya adalah:

  • Pengurusan dan pembayaran pajak kendaraan,
  • Pengurusan aplikasi visa (ijin tinggal),
  • Mengisi aplikasi pembayaran dan pengembalian pajak,
  • Reservasi (pemesanan) penggunaan fasilitas publik seperti taman nasional, perkemahan, gedung pertemuan pemerintah, alat perbaikan jalan, dan sebagainya,
  • Pendaftaran untuk ijin berburu dan ijin memancing,
  • Pembaharuan izin profesi,
  • Pemberian informasi dan pendaftaran tenaga kerja,
  • Pendaftaran complaint (protes) terhadap perusahaan maupun praktek professional,
  • Pendaftaran ulang surat ijin mengemudi (SIM),
  • Aplikasi pinjaman pemerintah.

Untuk penerapan TIK dalam mewujudkan efektifitas pelayanan pemerintahan, beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:

Accessibility (kemudahan dalam pemakaian). Pelayanan birokrasi lewat komputerisasi hendaknya bersifat mudah dimengerti oleh setiap orang, serta dapat digunakan oleh semua kelompok masyarakat. Tidak akan ada artinya apabila pelayanan menggunakan tehnologi canggih, akan tetapi rakyat tidak tahu cara menggunakan atau memanfaatkannya. Oleh karen itu, sebelum sebuah system dilaksanakan secara permanen, perlu dilakukan uji coba beberapa kali terlebih dahulu sehingga bisa terhindar dari kesalahan-kesalahan fatal dalam pelayanan.

Infrastructure (infrastruktur). Proses penyediaan pelayanan lewat TIK hendaknya juga memperhatikan apakah telah tersedia infrastruktur yang cukup sehingga seluruh rakyat memiliki kesempatan yang sama untuk mendapatkan pelayanan. Apabila sebagian besar rakyat belum memiliki peralatan Internet sendiri seperti komputer, modem, dan telpon, apakah tersedia alternatif yang cukup bagi mereka untuk mengakses internet (misalnya lewat warung internet), sehingga mereka juga dapat menggunakan jasa pelayanan birokrasi.

Box. 1: TIK dan Peningkatan Kapasitas Pemda di India 

Pemerintah daerah di Madya Pradesh, India, baru-baru ini menciptakan computer network dengan nama Gyandoot, yang dimaksudkan untuk mempermudah rakyat di desa-desa mendapatkan pelayanan, mengurangi biaya siluman dalam pelayanan, membuat pelayanan yang cepat, transparan, dan tepat waktu, serta mempermudah pembuatan data dan dokumentasi.

Gyandoot mulai dibuat pada bulan Januari tahun 2000 di Dhar, sebuah kecamatan dimana 60% dari 1,7 juta penduduk hidup di bawah garis kemiskinan. Program ini diluncurkan dengan pemasangan fasilitas Intranet pedesaan yang murah yang menghubungkan 20 desa dan kemudian dikembangkan ke 11 desa lainnya. Program pemasangan jaringan seharga $55.000 (Rp. 465 juta untuk kurs Januari 2004) dapat diselesaikan dalam jangka waktu kurang dari satu tahun. Biaya rata-rata yang harus dikeluarkan oleh tiap pemerintah desa adalah sebanyak $1.650 (kira-kira Rp. 13.800.000) yang dipakai untuk mendirikan kios (semacam warung internet). Lokasi kios ini biasanya ada di dekat dengan pasar desa atau pinggir jalan sehingga dapat digunakan oleh banyak masyarakat yang ada di suatu desa. Seluruh kios yang berjumlah 31 dapat menjangkau pelayanan ke 600 kampung. Kios-kios tersebut dioperasikan oleh operator setempat dengan membayar ijin sebesar 5.000 rupee tiap tahun kepada pemerintah distrik.

Gyandoot menyediakan informasi terbaru tentang harga-harga hasil panen di pusat pelelangan pertanian seharga 5 rupee. Dia juga menyediakan informasi tentang perkembangan harga, volume produksi panen, dan juga kebutuhan pasar terhadap suatu produk. Penduduk memanfaatkan Gyandoot untuk memantau harga buah-buahan dan sayuran di seluruh pasar regional. Mereka mengumpulkan hasil tanaman untuk kemudian menyetop bus untuk menjual pada pasar yang harganya paling baik, serta menghapuskan peran tengkulak. Kadang petani juga menyewa truk untuk membawa hasil tanam sejauh 400 mile sampai ke Mumbai untuk mendapatkan harga yang 40% lebih tinggi daripada harga di desa mereka sendiri.

Gyandoot juga menawarkan pelayanan online terhadap pengurusan sertifikasi tanah, pengurusan pinjaman pertanian, pembuatan KTP (domicile certificate), dan surat kelahiran. Di salah satu rubrik, program ini juga menyediakan ruang bagi publik untuk melaporkan adanya kerusakan pipa air minum, penipuan harga, guru yang mangkir, dan kerusakan fasilitas publik lainnya.

Sampai dengan tahun 2002, sebanyak lebih dari 40.000 orang telah memanfaatkan jasa Gyandoot sejak program ini diluncurkan. Atas sukses tersebut, pemerintah daerah Madya Pradesh merencanakan tender untuk perluasan programGyandoot ke seluruh wilayah. Drishtee,com, sebuah perusahaan software India bermaksud untuk mengembangkan proyek itu di wilayah utara India, seperti Haryana, Punjab, dan Maharashtra.

Sumber: Cecchini dan Shah (2002)

PROBLEM, TANTANGAN, DAN PROGRAM

Penerapan TIK dalam organisasi birokrasi, apalagi di negara yang sedang berkembang seperti Indonesia, tentu bukan perkara yang mudah dan sederhana, melainkan cukup menantang dan berliku karena berkaitan dengan berbagai macam permasalahan dan konsekuensi yang mungkin muncul. Karena itu dapat dimengerti apabila negara-negara berkembang sungguhpun memiliki proporsi penduduk sebesar 85% dari populasi dunia, akan tetapi pemerintahannya hanya memiliki anggaran sebesar 10% dari total anggaran dunia yang dipakai untuk aplikasi TIK. Masyarakat negara berkembang juga hanya menggunakan 20% dari seluruh penggunaan Internet di dunia. Sementara negara-negara maju yang populasinya hanya 15% dari populasi dunia menghabiskan 90% dari total anggaran dunia untuk aplikasi TIK dan memiliki proporsi 80% dalam penggunaan Internet.

Akan tetapi walaupun demikian, bukan berarti kita harus menutup mata terhadap kompleksitas tantangan tersebut. Sebaliknya berbagai macam persoalan itu perlu kita telaah agar institusi birokrasi kita mampu mengatasi tantangan itu, serta membuat program aplikasi TIK secara terrencana, struktur, dan memberikan kontribusi terhadap penyelenggaraan negara yang modern. Beberapa persoalan yang menonjol dalam penerapan TIK pada instansi pemerintah adalah:

Ongkos yang mahal. Bagi pemerintah dan penduduk dunia ketiga, komputer dan fasilitas Internet adalah masih merupakan barang yang mewah. Di Bangladesh, menurut survey yang dilakukan oleh majalah The Economist (23 September 2000), harga sebuah komputer adalah setara dengan penghasilan rata-rata penduduk selama 8 tahun! Di negara kita sendiri, harga untuk sebuah komputer sederhana berikut modemnya bisa setara dengan pendapatan rata-rata penduduk selama dua-tiga tahun. Belum lagi biaya untuk sambungan telepon dan pembayaran pulsa bulanan. Dengan demikian masyarakat secara individual tentu belum siap memakai fasilitas pelayanan berbasis TIK ini. Terlebih lagi masih banyak kebutuhan dasar rakyat seperti sandang, pangan, papan, dan pendidikan yang belum terpenuhi secara layak.

Sehingga apabila pemerintah mengeluarkan anggaran yang besar bagi aplikasi TIK, maka akan timbul pertanyaan: apakah tidak sebaiknya anggaran tersebut dialokasikan untuk bidang lain yang sifatnya lebih penting?

Keterbatasan infrastruktur. Penggunaan TIK tentu membutuhkan jaringan infrastruktur yang memadai. Padahal kebanyakan negara berkembang semacam kita belum memiliki infrastruktur pendukung TIK semacam jaringan telepon. Bila pemerintah memprogramkan pelayanan lewat TIK, maka dapat timbul persoalan keadilan, dimana mereka yang daerahnya tidak memiliki jaringan tidak dapat mendapatkan pelayanan pemerintah tersebut.

Keterbatasan sumber daya manusia. Harus diakui, TIK adalah merupakan “barang baru” bagi penduduk di negara berkembang seperti Indonesia. Jangankan bagi pegawai pemerintah, bagi pegawai swasta-pun TIK masih merupakan perangkat tehnologi yang belum banyak dikenal dan digunakan. Oleh karena itu dapat dimaklumi apabila sebagian besar aparatur birokrasi kita belum mengenal, menggunakan, apalagi memikirkan aplikasinya dalam unit kerja mereka. Peralatan komputer yang mereka miliki fungsinya masih sebatas untuk menggantikan mesin ketik manual, bukan dipakai untuk membuat program-program baru yang memperlancar tugas dan pelayanan publik.

Munculnya resiko yang kompleks. Institusi publik adalah organisasi yang memiliki dimensi yang berbeda dengan organisasi swasta. Bila organisasi swasta pedoman geraknya utamanya berdasar pada rasionalitas ekonomi, maka organisasi publik bergerak dengan rasionalitas yang serba kompleks: politik, sosial budaya, hukum, ekonomi, dan sebagainya. Oleh karena itu penerapan TIK dalam organisasi birokrasi juga harus berkalkulasi dengan segala macam dampak yang timbul dari dimensi-dimensi yang kompleks itu. Dalam organisasi birokrasi, sekali pilihan dijatuhkan dan program dijalankan, maka imbas dan akibat dari pilihan dan program itu bisa berdampak pada segmen masyarakat yang sangat luas. Kesalahan dalam proses perpajakan, registrasi penduduk, pengurusan perijinan, dan sebagainya akan berpengaruh pada seluruh aspek kehidupan masyarakat. Karena permasalahan ini, maka penerapan TIK dalam organisasi birokrasi perlu dilaksanakan secara hati-hati dan terkontrol dengan baik.

Menghadapi berbagai macam permasalahan itu, kegigihan, keuletan, inovasi, dan kecerdasan para pejabat pemerintah baik di eksekutif, legislatif, maupun birokrasi, sangat diperlukan. Kekurangan dan kelemahan yang dimiliki pemerintah dan institusi birokrasi sebaiknya tidak menjadi penghalang bagi kita untuk memanfaatkan TIK sebagai media meningkatkan kinerja dan kualitas pelayanan birokrasi terhadap publik. Dalam hal ini, sebagaimana dikemukakan oleh Trauner, 2002, manajemen strategis memiliki arti yang sangat penting dalam mengaplikasikan tehnologi informasi di dalam organisasi birokrasi(Strategic management is vital in the context of e-government, with the drive to provide better services to individual citizens and businesses through easy to use, one-stop access points).

Yang paling penting adalah adanya kemauan dan inisiatif yang sungguh-sungguh untuk mengejar ketertinggalan bangsa kita dengan bangsa lain di bidang ini. Tujuan, visi, dan misi aplikasi TIK dalam organisasi birokrasi perlu dibuat sebagai rule of conduct. Selanjutnya, program strategis disusun berdasarkan pada kemampuan dan kondisi pemerintah, serta daya dukung masyarakat. Program itu tidak perlu harus bersifat linier, melainkan disesuaikan dengan perkembangan dan kemampuan yang ada. Untuk ongkos yang mahal misalnya, perlu disiasati dengan mengajak serta investor untuk menanamkan modal pada program pelaksanaan aplikasi TIK ini. Apabila anggaran yang ada jumlahnya sangat terbatas, maka pemerintah tidak perlu mengeluarkan anggaran langsung untuk pembuatan network komputer berikut pengoperasiannya. Program hendaknya juga dilaksanakan secara sinergis dengan pelaksanaan pembangunan di semua bidang. Berikut adalah pengalaman yang dilakukan Kerala, sebuah negara bagian di India dalam penerapan TIK di dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan masyarakat.

Box. 2: Aplikasi TIK di Kerala, India 

Kerala adalah negara bagian yang sangat miskin di India, dengan pendapatan perkapita sebesar $440 di tahun 1999. Sampai dengan tahun 1995, Pemerintah negara bagian ini tidak memiliki program yang serius dalam memanfaatkan TIK, terutama karena adanya persepsi dari pemerintah dan masyarakat pada umumnya bahwa aplikasi TIK hanya akan menyebabkan pengurangan tenaga kerja manusia dan pengangguran. Akan tetapi, perkembangan pemakaian TIK di negara bagian lain di India dan negara lain di dunia, serta perolehan pekerjaan yang menguntungkan oleh beberapa orang Kerala di bidang TIK, membuat pemerintah negara Kerala menyadari potensi TIK sebagai alat pembangunan dan pemerintahan. Pada bulan April 1998, Pemerintah Kerala meluncurkan kebijakan aplikasi TIK dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan. Untuk mendukung program ini, pemerintah mendirikan satu unit khusus (IT department)yang bertugas mempromosikan penggunaan dan produksi TIK di negara bagian Kerala.

Dalam program ini, Pemerintah Kerala membangun pedoman kerja denganframework sebagai berikut:

Visi:

Mengaplikasikan TIK dalam seluruh aspek kehidupan untuk mencapai kehidupan rakyat yang lebih baik.

Misi:

  • Meningkatkan standar kehidupan rakyat dengan penggunaan TIK pada seluruh sektor sebagai alat untuk meningkatkan produktifitas, efisiensi, dan maksimalisasi penggunaan sumber daya.
  • Mendirikan Infrastruktur Informasi (State Information Structure) yang terdiri dari sistem komunikasi berkecepatan tinggi (high speed broadband communication backbone), pendistribusian pusat data, dan pendirian pusat-pusat pelayanan TIK bagi penduduk.
  • Membentuk Kerala sebagai wilayah yang subur bagi pertumbuhan industri TIK, memfasilitasi masuknya investasi, dan mendorong penjualan produk TIK di dalam negeri maupun ke luar negeri.
  • Membangun SDM dengan mendorong penggunaan TIK dalam proses pendidikan dan program-program pelatihan bagi generasi muda.
  • Memfasilitasi dan melakukan desentralisasi administrasi pemerintah, serta memberdayakan rakyat melalui penggunaan TIK.

Kebijakan program:

  • Kampanye dan penyebaran penggunaan TIK,
  • Pendirian dan pendorongan investasi industri yang memproduk TIK,
  • Penciptaan sistem infrastruktur yang kuat bagi negara bagian,
  • Pembangunan sumberdaya manusia dalam bidang TIK.

Target kebijakan:

  • Tersedianya 10 komputer untuk setiap 1000 orang di tahun 2001,
  • Tersedianya program jaringan TIK ke setiap desa,
  • Tersambungnya setiap perguruan tinggi dan universitas ke Internet pada tahun 2000, dan setiap sekolahan pada tahun 2002,
  • Tersedianya kios TIK pada setiap desa yang dapat dimanfaatkan seluruh masyarakat pada tahun 2002,
  • Terwujudnya modernisasi dan integritas instansi pemerintah dalam pelayanan dan kebijakan melalui penggunaan TIK.

Sesuai dengan keputusan pemerintah, framework tersebut dievaluasi setiap tiga tahun (1000 hari) sekali, untuk mengevaluasi hasil yang telah dicapai serta memperhitungkan dan menyusun kembali program untuk tiga tahun berikutnya.

Untuk melaksanakan program tersebut, pemerintah menganggarkan 3% dari APBD. Pada tahun 2002, pemerintah telah berhasil membangun jaringan komputer yang meliputi 152 block sentra pembangunan dan menjangkau setiap wilayah kecamatan. Pada tahun yang sama, pemerintah juga berhasil membuat tiga program software untuk pelayanan publik, yakni:

1)     FRIENDS (Fast, Reliable, Instant, and Efficient Network for Disbursement of Services) untuk mengintegrasikan pelayanan dan pembayaran dalam bidang listrik, air minum, pajak bangunan, pajak profesi, dan sebagainya. Server program FRIENDS dihubungkan ke instansi masing-masing untuk meng-update data setiap saat. Untuk memastikan tidak ada rakyat yang dirugikan, maka dibentuk unit “Help Desk” yang membantu masyarakat mengisi formulir online, dan berkonsultasi apabila terdapat keraguan dan kekurangpuasan terhadap pelayanan. Program ini telah berhasil melayani 12 juta penduduk (sekitar 40% dari total penduduk Kerala).

2)     Sevana. Ini adalah semacam software yang berfungsi sebagai pusat informasi bagi publik. Program ini menghubungkan 400 perpustakaan yang ada di Kerala serta kios-kios TIK, dengan pusat pelayanan IT department yang memberikan koneksi Internet gratis. Melalui software ini, berbagai macam informasi dan pelayanan pemerintah sepeti pinjaman untuk petani, beasiswa untuk pelajar, lowongan tenaga kerja, program imunisasi dan kesehatan, dan sebagainya dapat diakses secara gratis oleh penduduk. Masing-masing perpustakaan dan kios TIK menyediakan pelatihan gratis bagi penduduk yang ingin memanfaatkan fasilitas ini.

3)     PEARL (Package for Effective Administration of Registration Laws). Program ini dibuat untuk mewujudkan transparansi, efisiensi, dan partisipasi publik dalam penyelenggaraan pemerintahan. Program ini menggantikan sistem manual dalam penyusunan program, pelaporan, pengajuan anggaran, pengalokasian anggaran, dan penggunaan anggaran. Publik dengan terbuka dapat mengikuti proses-proses tersebut dan memberikan masukan apabila dipandang perlu.

Untuk menyediakan kios di tiap desa, pemerintah mendirikan perusahaan patungan dengan pihak swasta dengan nama KELTRON (The Kerala State Electronics Development Corporation). Sampai dengan tahun 2002, KELTRON telah berhasil mendirikan KIK (Keltron Information Kiosk) di setiap kecamatan.

Selanjutnya untuk mendukung investasi industri TIK di Kerala, pemerintah memberikan berbagai macam kemudahan dan subsisdi dari masalah kemudahan perijinan, pembebasan pajak selama 7 tahun, penyediaan wilayah sentra industri, sampai dengan pemberian prioritas supply energi. Pada tahun 2002, Kerala telah memiliki 50 perisahaan TIK yang mempekerjakan lebih dari 5.000 professional, dan memproduksi software, hardware, dan peralatan TIK lainnya. Sejak tahun 2001, industri TIK di Kerala telah mampu mengekspor produksinya senilai $24 juta. Jumlah ini diyakini akan terus meningkat di tahun-tahun mendatang.

Sumber: Prasad (2002)

Pengalaman pemerintah negara bagian Kerala ini sangat menarik untuk kita jadikan contoh bahwa keterbatasan dan kesulitan pemerintah tidak menjadi penghalang bagi proses pembangunan dan penyelenggaraan pemerintahan yang baik. India yang beberapa tahun lalu masih kalah dengan kita dalam berbagai hal, saat ini telah mampu membuat lompatan besar dalam bidang TIK. Yang sering menjadi persoalan bagi kita adalah: adakah kita masih memiliki jiwa dan semangat kejuangan dalam membangun negara kita tercinta ini? [].

About these ads

2 responses to “APLIKASI TEKHNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI DALAM PELAYANAN PUBLIK

  1. Agus Warsito Utomo

    Melalui artikel ini akan dpt mberikan support bagi terselengaranya Aplikasi TI di lingkungan birokrasi dlm rangka untuk lebih mempercpat pelayanan publik.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s